Những mảng qui hoạch về phát triển CNTT ở Bộ, Ngành có thể bao gồm các hệ thống điều hành tác nghiệp, các hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành, các hệ thống thông tin công cộng và dịch vụ công, và các hạ tầng thiết bị CNTT và truyền thông đủ mạnh. Hãy cùng nhìn nhận một ví dụ để thấy hết qui mô và độ phức tạp của hệ thống thông tin tổng thể của một Bộ, trong đó để cho gọn, chúng ta tạm thời không trình bày về hạ tầng cơ sở thiết bị và truyền thông. Với hệ thống điều hành tác nghiệp, riêng chỉ làm cho các nghiệp vụ xử lý trên máy tính và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan Bộ (như Văn phòng Bộ và các Vụ) đã là một tập hợp các hệ thống con vô cùng phức tạp, chưa nói gì đến mạng lưới điều hành tác nghiệp tại chỗ và phối hợp của các đơn vị trực thuộc ngành dọc trên phạm vi toàn quốc. Tương tự như vậy, hệ thống các cơ sở dữ liệu chuyên ngành thường được tập trung theo cấp trung ương, vùng, miền, nhưng hệ thống báo cáo và duy trì dữ liệu lại trải khắp đất nước. Đặc biệt theo quá trình phát triển chung, các hệ thống thông tin công cộng và dịch vụ công vừa phải quản lý thống nhất tập trung, vừa phải có năng lực triển khai và phục vụ tại từng địa phương như tại các Sở là nơi tiếp xúc trực tiếp với dân, doanh nghiệp, chính quyền địa phương. Điều cơ bản là các hệ thống này trong nội bộ mỗi Bộ lại trao đổi được với nhau và trở thành nguồn thông tin hợp nhất của Bộ. Tóm lại đó là một tập hợp các hệ thống thông tin liên kết theo phân cấp hành chính và trải rộng trên phạm vi toàn quốc, có những giao tiếp với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác ở các cấp. Rõ ràng là một hệ thống thông tin tổng thể như vậy đòi hỏi nhiều nỗ lực về con người, vật chất, tổ chức, và các bước đi phù hợp.

Việc xây dựng những hệ thống thông tin thực sự đem lại hiệu quả và ích lợi cho cả các cơ quan, đơn vị nhà nước và người dân, các doanh nghiệp, v.v... đều dựa trên những nỗ lực vượt bậc về tổ chức điều hành trên một môi trường mở và cộng tác. Điều kiện để thực hiện được điều đó là cả người lãnh đạo lẫn các nhà phát triển giải pháp CNTT đều nhận thức được những nhu cầu và mong muốn cơ bản nhất của các cơ quan quản lý nhà nước trong những nỗ lực này, đó là:

Cải cách quản lý hành chính trong nội bộ. Lãnh đạo các cấp đều quản lý được các luồng thông tin và luồng xử lý ở cấp mình phụ trách. Mong muốn này xuất phát từ việc lãnh đạo cần thông tin báo cáo tập trung và tức thời, có nguồn gốc và theo nhiều mối tương quan trong các cơ quan tham mưu quản lý. Điều này chỉ có thể làm được nếu từng đơn vị trực thuộc có các qui trình nghiệp vụ và hệ thống thông tin giữa các đơn vị này hoạt động liên thông với nhau. Các đơn vị trực thuộc của Bộ, Ngành gồm các cơ quan tham mưu quản lý ngành như các Vụ, các cơ quan nghiên cứu cấp Viện, Trung tâm, và các cơ quan có phạm vi trên toàn quốc như cấp Cục, và các Sở, các trường, v.v...

Đưa thông tin và dịch vụ tác nghiệp lên mạng. Quá trình đưa các cơ quan công quyền lên mạng không chỉ dừng ở mức cung cấp thông tin, mà phải cung cấp các dịch vụ chức năng tác nghiệp của mình lên mạng. Để làm được điều đó phải thực hiện tích hợp lên website các thông tin và áp dụng tác nghiệp nằm sâu bên trong các mạng nội bộ Intranet của mỗi tổ chức. Kết quả của quá trình này là việc từng bước công khai hóa các thông tin và thủ tục giúp cho bộ máy quản lý hiệu quả hơn và người thụ hưởng thông tin là người dân được nhiều lợi ích hơn. Do vậy, một môi trường hợp nhất dễ sử dụng và tin cậy chính là công cụ cho thực hiện cải cách hành chính quản lý nhà nước và là địa chỉ tin cậy mang lại nhiều lợi ích cho bản thân tổ chức điều hành, nhân dân cả nước, và các đối tác quốc tế.

Tổ chức thông tin tốt hơn, hay là cung cấp thông tin dễ hiểu hơn. Một phần cơ bản của mục tiêu này là nhằm giảm thiểu sự quá tải về thông tin của người dùng. Cùng với thời gian là sự gia tăng về số lượng các website trên Internet, người dùng đã và đang phải chấp nhận một sự lãng phí lớn về thời gian (vốn rất quí báu của họ) trong việc tìm kiếm thông tin và dịch vụ trực tuyến. Họ phải duyệt qua rất nhiều các website khác nhau, phải xử lý một khối lượng khổng lồ các thông tin để tìm ra thông tin mà mình cần. Thêm vào đó, các chủ nhân của các website cũng đã và đang gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý và bảo trì các website của mình, do sự tăng trưởng đến chóng mặt của thông tin và mong muốn đưa nhiều dịch vụ trên các website của họ. Nếu các thông tin dữ liệu cung cấp qua Internet (hoặc intranet) được phân loại sắp xếp phù hợp với nhu cầu tìm thông tin của người dùng, thậm chí dành cho họ quyền tự phân loại và sắp xếp theo nhu cầu tức thời, thì với cùng một thông tin như nhau, chất lượng khai thác và giá trị thông tin đó được nâng lên rất cao, theo hướng ngày càng gần với nhu cầu của đời thường, hơn là những thông tin khô cứng được sắp xếp theo ngôn ngữ hoặc cách hiểu biết của những nhà kỹ thuật. Với những định hướng này, kết quả là người lãnh đạo Bộ, Ngành có thể theo dõi cả thông tin điều hành và các chương trình ứng dụng phục vụ điều hành của các cơ quan trực thuộc cùng một lúc và tức thời trên một môi trường duy nhất. Đối với người dân và các công chức trong bộ máy quản lý hành chính, họ có thể sử dụng một môi trường quen thuộc và tin cậy để phục vụ nhu cầu cá nhân và các hoạt động tác nghiệp của mình. Đối với các hệ thống của Chính phủ, quá trình cải cách hành chính cũng nhằm làm cho các hệ thống thông tin tại các Bộ, Ngành có được giao diện về giao tiếp rõ ràng với nhau và với trung ương. Mô hình này gồm nhiều tầng tổ chức và cần có nhiều cải cách phù hợp, cộng với nỗ lực của toàn xã hội, nhưng tựu trung lại, mô hình này cần có một môi trường để thể hiện và vận hành, và đó chính là tư duy để phát triển cổng giao tiếp điện tử cho Bộ, Ngành.

Thông qua cổng giao tiếp điện tử này, người dân, các doanh nghiệp, cơ quan chỉ cần đi qua một cửa để có thể sử dụng các thông tin và dịch vụ.

Lợi ích của việc thông qua 1 cửa là:

• Phục vụ công chúng có tính liên kết, thuận lợi hơn.
• Chi phí cung cấp dịch vụ thấp hơn.
• Giảm gánh nặng giấy tờ.
• Cải tiến cách tiếp cận thông tin.
• Giảm chi phí giao dịch hành chính.
• Cơ cấu tổ chức và các thủ tục được rõ ràng, thấu suốt tới toàn thể công chúng qua một cửa tiếp cận duy nhất. 
• Củng cố mối quan hệ mới thân thiện và hữu ích giữa Bộ, Ngành và nhân dân

Trong số các tên gọi chưa được chuẩn hóa ở Việt Nam, “cổng giao tiếp điện tử” là một tên gọi được đề xuất trong quá trình nghiên cứu về portal để áp dụng cho Việt Nam từ năm 2000. Một số tên gọi gần tương đương với thuật ngữ “portal” như sau:

1. Cổng thông tin điện tử
2. Cổng giao tiếp điện tử
3. Cổng giao dịch điện tử

Cả 3 tên gọi này đều có thể hiểu tương đương với “portal”, tuy nhiên với các ứng dụng ở Việt Nam, chúng lần lượt thể hiện 3 cấp độ phát triển khác nhau, từ thấp đến cao. Tùy theo nhu cầu và định hướng phát triển của địa phương, người lãnh đạo có thể quyết định tên gọi nào cho phù hợp, trong khi bản chất không thay đổi, được tạm gọi là bản chất về “cổng”.

Cổng thông tin điện tử

Là khái niệm tự nó giải thích, nghĩa là một dạng website tổ chức theo hướng portal và sử dụng công nghệ portal, chủ yếu mang tính chất thông tin. Đây là bước phát triển đầu tiên của quá trình xây dựng cổng giao tiếp điện tử và/hoặc cổng giao dịch điện tử sau này.

Cổng giao tiếp điện tử

Là bước kế thừa của một cổng thông tin điện tử, nhưng giàu dịch vụ hơn, và điều căn bản là cung cấp các khả năng giao tiếp 2 chiều giữa người cung cấp và người sử dụng. Bên trong của hình thức này là các khả năng giao tiếp ngang có tính chất liên thông và tự động cao.

Cổng giao dịch điện tử

Là bước kế thừa của một cổng giao tiếp điện tử, nhưng giàu dịch vụ thương mại hơn, giàu dịch vụ trực tuyến hơn, hướng tới một “cuộc sống trực tuyến” cho mỗi người. Ngày càng nhiều dịch vụ được ghép thêm vào cổng, kể cả các ứng dụng thương mại điện tử hay chính phủ điện tử của địa phương. Cổng giao dịch còn thực hiện các chức năng giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ khác, các cổng khác, một cách tự động thông qua các dịch vụ công nghệ bên dưới hệ thống mà người dùng không cần quan tâm.

Dịch vụ

Trong các bước phát triển này của “cổng”, các dịch vụ đóng vai trò quan trọng, nhưng cũng chưa có định nghĩa phù hợp. “Dịch vụ” là từ ngữ của cuộc sống dùng để thể hiện các chức năng cung cấp và xử lý thông tin theo yêu cầu của người dùng trên mạng. Vì vậy nó có thể dễ dàng bị nhầm lẫn với “dịch vụ mang tính chất thương mại”, trong khi về kỹ thuật nó ám chỉ các chương trình phần mềm cung cấp và xử lý thông tin trên mạng. Đối với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp bộ, tỉnh, thành phố, các dịch vụ có thể được xem xét theo một cách nhìn như sau:

• Nhóm các dịch vụ công cộng
• Các ứng dụng tra cứu về văn bản qui phạm pháp luật, các chế độ chính sách
• Các dịch vụ phục vụ nhu cầu thông tin tra cứu của người dân được đưa lên mạng, như tra cứu hóa đơn, tra cứu bản đồ, v.v...
• Các dịch vụ mang tính chất thương mại, như đăng ký du lịch, đặt chỗ, trả tiền qua mạng, v.v...
• Các dịch vụ công, như đăng ký cấp phép kinh doanh, v.v... Nhóm các dịch vụ phục vụ hoạt động điều hành tác nghiệp
• Các chương trình ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý hành chính nhà nước, theo đặc thù riêng của từng Bộ, Ngành.
• Các chương trình mang tính chất phổ biến cao, như thư điện tử (nội bộ và Internet), thông điệp nội bộ, tra cứu danh bạ, trạng thái công văn hồ sơ, quản lý nhân sự, tra cứu hệ thống công báo, v.v...
• Các chương trình mang đặc thù của Bộ, Ngành, như hệ thống quản lý các văn bản quyết định nội bộ, lịch tuần của các đơn vị trực thuộc, hệ thống báo cáo nhanh từ các cấp trực thuộc, các báo cáo tổng hợp, v.v...
• Các chương trình thực hiện việc giao tiếp giữa các cơ quan ngang cấp (bộ, tỉnh, thành phố) và với chính phủ. Với sự chuẩn bị đầy đủ về nhận thức, quyết tâm, tổ chức, nhân lực và tài chính, việc xây dựng cổng giao tiếp của Bộ, Ngành có thể được xem xét với mục tiêu tóm tắt như sau:
  • Tạo môi trường cộng tác bên trong cơ quan Bộ, Ngành 
  • Tạo môi trường giao tiếp đồng nhất trong phạm vi quản lý ngành của Bộ, Ngành, trên phạm vi cả nước
  • Trực tiếp phục vụ thông tin cho các cơ quan tham mưu và lãnh đạo
  • Trở thành thành tố của hệ thống chính phủ điện tử quốc gia
  • Từng bước đưa thông tin đến với người dân, doanh nghiệp; giúp họ nắm vững và áp dụng đúng đắn các chủ trương, chính sách của nhà nước. Tạo cầu nối để công dân tiếp xúc với chính quyền một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Phối hợp với các hệ thống quản lý nhà nước tại các địa phương, đặt cơ sở ban đầu cho việc giải quyết các thủ tục hành chính bằng các dịch vụ trực tuyến trên mạng.